manajemen pada aspek personalia dan informasi

PRESENTASE

Nama             : Intania Zendrato                   

Semester         : VII(7)         

Mata kuliah   : Manajemen Pendidikan

Dosen              : Uli Saut P. Nainggolan

Buku               : manajemen pendidikan

Pengarang      : Prof. DR. Made Pidarta

Manajemen pada aspek personalia dan informasi

A.    Manajemen pada aspek personalia(management by people)

Personalia adalah semua anggota organisasi yang bekerja untuk kepentingan organisasi yaitu untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Personalia organisasi pendidikan mencakup para guru, para pegawai, dan para wakil siswa/mahasiswa. Personalai ini ditangani oleh para manajer agar aktivitas mereka dapat dipertahankan dan semakin meningkat.

1.      Manfaat manajemen personalia

Manajemen personalia ialah bagian manajemen yang memperhatikan orang- orang dalam organisasi, yang merupakan salah satu sub sistem manajemen. Perhatian terhadap orang-orang itu mencakup merekrut, menempatkan, melatih,  mengembangkan dan meningkatkan kesejahteraan mereka yang dikatakan sebagai fungsi manajemen personalia. Serta pembentukan staf dan penilaian, melatih dan mengembangkan, memberikan kesejahtaraah uang dan layanan, memperhatikan kesehatan dan keamanan, memperbaiki antar hubungan, merencanakan personalia dan mengadakan penelitian personalia. Jai yang harus di perhatikan oleh manajer ialah segala sesuatu yang menyangkut personalia, mulsi merencanakan, merekrut, menyeleksi, meneliti untuk perbaikan, sampai dengan memberhentikan atau memberi pensiun kepada para petugas. Pelaksana pendidikan perlu di perhatikan karena ia merupakan kunci keberhasilan pendidikan, orang-orang dalam organisasi pendidikan merupakan penentu keberhasilan atau kegagalan pendidikan. Sebab walaupun sumber pendidikan yang lain lengkap misalnya dana mencukupi, media lengkap, bahan pelajaran tersedia, sarana dan prasarana baik, lingkungan belajar kaya, tetapi pelaksana-pelaksana pendidikan tidak berkompetensi dan tidak berdedikasi belum tentu tujuan pendidikan akan tercapai. Tidak banyak siswa atau mahasiswa mampu belajar sendiri tanpa guru/dosen. Sebaliknya bila personalia pendidikan berkompeten dan dedikasi yang baik walaupun sumber-sumber pendidikan yang lain kurang atau beberapa darinya tidak tersedia, para pelaksana pendidikan akan tetap melaksanakan tugasnya dengan inisiatif dan kreativitas mereka akan membawa siswa/mahasiswa ke dalam proses belajar yang relatif baik. Jadi peranan manajer memajukan organisasi sekaligus memperhatikan dan memajukan personalia, keduanya harus dimajukan bersama.

2.      Perencanaan personalia

Pendekatan dalam perencanaan pendidikan yaitu tuntutan sosial, ketenagakerjaan, biaya-keuntungan, ekonomi. Yang direncanakan oleh para manajer dalam hubungan personalia ini ialah :1) berapa jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh organisasinya,2) berapa macam keterampilan yang dibutuhkan dan berapa orang setiap jeni keterampilan, begitupula macam keahlian apa saja dan berapa dibutuhkan untuk setiap jenis keahlian,3) upaya menempatkan mereka pada pekerjaan yang tepat untuk jangka waktu tertentu, dengan harapan dapat memajukan dan memberi keuntungan yang optimal baik kepada organisasi maupun kepada setiap anggota. Untuk memenuhi tuntutan tenaga kependidikan yang belum memenuhi syarat para manajer perlu merencanakan program pengembangan mereka yng dapat dilakukan dengan berbagai cara seperti studi lagi, pertemuan-pertemuan ilmiah, melengkapi kepustakaan. Untuk menempatkan tenaga yang cocok pada pekerjaan tertentu perlu manajer bersikap selektif dan obyektif. Selektif artinya kompetensi para petugas perlu diteliti dan bagi yang baru perlu di tes macam kompetensinya. Kemudian ditempatkan secara obyektif tanpa pandang teman, family, atau kelompok. Komponen-komponen perencanaan dalam segi personalia ialah tujuan, perencanaan, organisasi, pendataan personalia, menafsirkan kebutuhan personalia, dan program tindakan. Tujuannya mencakup kompetensi-kompetensi beserta jumalahnya, dan cara menempatkan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan personalia berupaya untuk meningkatkan produksi pendidikan serta menyesuaikan serta memberikan sesuatu yang baru kepada konsumen. Pendataan personalia ialah pengumpulan data tentang personalia dan menganalisisnya biasanya untuk jangka waktu satu tahun dan kemudian dibandingkan informasi personalia pada organsasi sejenis. Perbandingan ini untuk memberi gambaran kepada manajer bagaimana keadaan personalianya, bagian mana personalia perlu ditambah dan dtingkatkan kemampuannya serta kompetensi mana yang salah tempat.

Sesudah kebutuhan personalia ditafsirkan atau ditentukan barulah menentukan program tindakan yang berisi keterampilan dan pendekatan yang dipakai untuk mewujudkan tujuan perencanaan personalia.

3.      Pengembangan personalia

Sebagai suatu organisasi yang bertumbuh, lembaga pendidikan selalu membutuhkan perhatian kedalam yaitu terhadap dirinya sendiri yang tertuju kepada usaha mempertahankan kelansungan hidup, peningkatan dan agen pembaharuan. Salah satu aktivitas untuk mencapainya dengan jalan melakukan pengembangan personalia pendidikan. Hal ini untuk mencegah pemakaian pengetahuan yang sudah usang dan pelaksanaan tugas yang ketinggalan zaman. Tujuan latihan dan pendidikan personalia 1)untuk meningkatkan kualitas dan kuantitas output, 2) merealisasi perencanaan personalia,3) meningkatkan moral kerja,4) meningkatkan penghasilan/kesejahteraan, 5) meningkatkan kesehatan dan keamanan,6) mencegah ketuaan,7) untuk mengemabangkan personalia. Pengembangan kepribadian Pancasila adalah merupakan pengembangan tingkat dasar sebab ia mendasari semua pengembangan di atasnya.

4.      Antar hubungan personalia

Antar hubungan organisasi berkaitan dengan iklim organisasi. Iklim organisasi ialah karakteristik organisasi tertentu yang membedakannya dengan organisasi yang lain yang dapat mempengaruhi perilaku para anggotanya. Iklim organisasi adalah perluasan konsep moral kerja, bila moral kerja hanya menyangkut sikap individu atau kelompok dalam bekerja maka iklim mencakup praktek, tradisi dan kebiasaan bekerja dalam organisasi. Williams berpendapat iklim organisasi perlu diperhatikan karena ia menyangkut produktivitas dan kenamusiaan. Mudah dipahami bahwa produktivitas pendidikan ditentukan oleh praktek dan tradisi/kebiasaan bekerja personalianya. Bila personalianya memiliki kebiasaan bekerja secara efektif dan efesien akan dapat meningkatkan produktivitas sebaliknya jika mereka memiliki kebiasaan bekerja secara santai dan kurang cermt akan merugikan organisasi. Memperhatikan dan membina iklim organisasi berarti sekaligus menjunjung martabat para personalia sebagai manusia.sebab memperbaiki iklim organisasi akan mengembangkan sikap sosial,  toleransi, menghargai pendapat oranglain, bekerjasama menyelesaikan masalah dan sebagainya. Semua perilaku ini adalah cermin dari cara bekerja yang baik, bila dipertahankan maka ia akan menjadi kebiasaan bekerja. Lalu terciptalah iklim organisasi yang baik.

5.      Penilaian dan promosi

Penilaian dilakukan secara sistematis terhadap perfoman personalia dan potensi mereka untuk berkembang. Penilaian perfoman mencakup prestasi kerjam cara bekerja, dan pribadi mereka. Sedangkan penilaian terhadap potensi untuk berkembang mencakup kreativitas dan hasil belajar atau kemampuan mengembangkan profesi/karier. Penilaian dimanfaatkan sebagai bahan untuk merkrut, menyeleksi, menempatkan, dan mengembangkan. Untuk memudahkan pekerjaan manajer yang menyangkut personalia, dibuatlah kartu  pribadi yang berisi indetitas anggota, dapat diisi setiap tahun sehingga mudah melihat kemajuan/kemunduran seseorang dalam profesi/kariernya. Dengan ini manajer lebih mudah untuk memindahkan, mempromosikan, atau mempesiunkan seseorang.

6.      Kesejahteraan

Kesejahteraan personalia perlu diperhatikan, sebab gaji mereka pada umumnya hanya cukup untuk hidup sederhana, ia merupakan salah satu faktor penentu produktivitas  dikalangan para guru. Ini berarti jika pendapatan mereka kecil maka produktivitas di sekolah juga akan kecil, demikian sebaliknya. Maka sudah pada tempatnya para manajer turun tangan untuk mengurangi beban hidup mereka, dengan cara mengusahakan kesejahteraan.

7.      Penelitian personalia

Bila meningkatkan aspek-aspek organiasi dengan informasi(analisis data) akan memberikan hasil yang lebih baik daripada meningkatkannya hanya dengan perenungan atau seminar walaupun dilakukan oleh orang banyak. Macam penelitian yang dilakukan dalam pendidikan, kebanyakan penelitian terapan, contoh penelitian ini ialah model pembinaan personalia yang cocok diterapkan di sekolah-sekolah dan yang cocok diterapkan di perguruan tinggi, mana yang lebih tepat dilaksanakan di perguruan tinggi apakah staf atas dasar profesi atau dasar pilihan, mana yang lebih menguntungkan pendidikan di antara sistem prestasi kerja atau sistem penggajian. Hal-hal yang ditekankan dalam penelitian khusus bagi kepentingan manajemen ialah keahlian dan keterampilan manajer, peningkatan program-program pengembangan manajer, perbaikan teknis informasi, dan profesi organisasi manajer.

B.     Manajemen pada aspek informasi(management by information)

a)      Informasi

Istilah yang berbaur dengan istilah informasi yaitu desas-desus, opini/pendapat, fakta, datadan berita/kabar. Kriteria yang dijadikan bahan informasi ialah: relevan, lengkap/mendetail, baru, sesuai dengan tempat dan tidak melanggar efesiensi kerja. Data yang ditemukan harus relevan dengan masalah yang akan ditangani. Informasi juga harus memiliki sifat-sifat berikut: integratif, untuk jangka waktu  tertentu, cukup mendetail, dan berorientasi kepada masa yang akan datang.maka informasi digunakan untuk bahan mengambil keputusan oleh para manajer. Keputusan itu mencakup tiga hal yaitu perencanaan, pelaksanaan dan kontrol/pengawasan.

b)     Informasi manajemen secara sistem

IMS adalah unit kerja dalam organisasi besar atau subnit kerja dalam organisasi yang kecil yang khusus menangani berita untuk keperluan para manajer. Yang bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajer. Bila misalnya dalam suatu sekolah IMS tidak ada oleh karena beberapa hal maka ia bisa ditangani oleh seorang guru yang menangani urusan kerumahtanggaan sekolah dibantu oleh beberapa guru lain. Secara terinci tujuan IMS ialah untuk meningkatkan manajemen yang didasarkan kepada berita setempat-setempat/sepotong-potong, intuisi, dan pemecahan masalah yang terisolasi kepada manajemen yang didasarkan kepada informasi secara sistem, pemrosesan data secara sempurna dengan alat yang canggih, dan pemecahan masalah secara sistem. IMS suatu badan yang memiliki bagian-bagian yaitu: pengumpulan data, penyimpan data, pemroses, dan pemogram. Instrumen yanf dipakai untuk mengambil data ialah observasi, laporan lisan, dan statistik. Diantara instrumen diatas yang dapat mengambil data secara mendalam ialah observasi dan laopran lisan. Sebab dengan observasi pengambilan data dapat  mengamati langsung segala perilaku positif dan negatif personalia atau kasus tertentu yang dapat dicatat oleh pengobservasi yang mungkin saja setidaksepengatahuan yang bersangkutan. Keistimewaan laporan lisan ialah ia juga dapat mencapai hal-hal yang bersifat pribadi atau  rahasia karena ia mirip dengan proses interview. Sementara laporan tertulis dan statistik dapat diambil begitu saja pada bagian statistik. Adapun pendekatan IMS yang dikutip oleh Blumenthal : pendekatan unit organisasi(setiap unit kerja dalam lembaga memiliki IMS sendiri-sendiri. Mis di perguruan tinggi maka tiap falkutas memiliki IMS sendiri),

pendekatan dari atas kebawah(hanya mementingkan kebutuhan atasan(manajer) kebutuhan para bawahan dinomorduakan, pendekatan pengumpulan data(semua data yang relevan harus terkumpul tentang nanti ada data yang tidak terpakai itu nomor dua), pendekatan bank data(agar data terkumpul pada suatu tempat tertentu walaupun belum dipakai, mementingkan data daripada informasi), pendekatan terpadu kemudian(mengumpulkan data sedikit demi sedikit didesain dann diproses diimplementasi sesuai kebutuhan  bila kurang memuaskan maka data akan dikumpulkan lagi), pendekatan terpadu sekarang atau pendekatan sistem( memulai aktivitasnya dengan pembentukan kerangka kerja, tentang apa yang ingin ditangani dengan bantun informasi kemudian di deskripsikan barulah IMS mengumpulkan data yang relevan dan memprosesnya menjadi informasi.

c)      Pengawasan/kontrol

Mengawas atau kontrol dilakukan agar perilaku personalia organisasi mengarah ketujuan organisasi, bukan untuk tujuan individual, agar tidak terjadi penyimpangan yang berarti antara rencana dan pelaksanaan. Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melaksanakan kontrol : tertuju kepada srategi sebagai kunci sasaran yang menentukan keberhasilan, kontrol harus menggunakan umpan balik sebagai bahan revisi dalam mencapai tujuan, harus fleksibel dan resposif terhadap perubahan-perubahan kondisi dan lingkungan, cocok dengan organisasi, merupakan kontrol diri sendiri, bersifat langsung yaitu pelaksanaan kontrol di tempat pekerja, memperhatikan hakikat manusia dalam mengontrol para petugas pendidikan. Strategi kontrol yang perlu diperhatikan oleh manajer ialah kontrol itu hendaknya dijelaskan dalam kebijakan atau peraturan, desain organisasi formal harus jelas, unit personalia berfungsi dengan baik, memiliki dan memberi hadiah, anggaran belanja, pemakaian teknik yang tepat. Sasaran kontrol itu ialah perilaku personalia dan pencapaian tujuan pendidikan. Perilaku personalian menyangkut seleksi, penempatan, pengembangan/latihan, cara kerja(metode,biaya,waktu), moral kerja,pribadi, gaji/kepangkatan sampai dengan kesejahteraan. Sedangkan tingkat pencapaian tujuan mencakup kuantitas dan kualitas.

d)     Pengawasan/kontrol internal dan eksternal

Contoh kontrol internal yang dilakukan manajer ialah kontrol dalam tiap-tiap sekolah baik taman kanak-kanak, SD maupun SMP. Masing-masing kepala sekolah melakukan kontrol terhadap proses pendidikan atau cara kerja/perilaku guru dan hasil pendidikan di sekolah. Kontrol eksternal ialah kontrol yang dilakukan oleh badan tersendiri di luar lembaga pendidikan.

Badan pemeriksa Keuangan dan Pembangunan(BPKP) dan Badan Penelitian dan Pengembangan Pendidikan dan Kebudayaan(BP3K) adalah dua contoh badan yang melakukan kontrol secara eksternal terhadap sekolah-sekolah.

Mereka akan memeriksa perilaku personalia pendidikan dalam dalam melakukan tugasnya antara lain pencapaian target pendidikan, metode kerja yang dipakai lengkap dengan bukti-buktinya, cara mengelola/memakai dana, ketepatan waktu, moral kerja dan sebagainya. Data ini mereka bawa ke kantor kenudian di periksa apa kelemahan dan kemajuan pendidikan sebagai bahan memperbaiki program.

e)      Pengawasan kontrol petugas(built in kontrol)

Pengawasan melekat ialah pengawasan yang terjadi di tempat bekerja, oleh unit, atau petugas bersangkutan secara kontinu.pengawasan ini ada pada petugas masing-masing, pekerjaan dan kontrol berjalan bersama(kontrol melekat). Bila lembaga pendidikan ingin mengadakan kontrol melekat, maka kewajiban manajerlah yang menciptakan struktur organisasi yang mengandung kontrol, suatu mekanisme kerja lengkap dengan dengan alat kontrolnya. Misalnya mekanisme kerja para pegawai/sekolah/perguruan tinggi dan kantor pendidikan dapat dibuat dengan menjabarkan deskripsi tugas masing-masing. Dengan demikian diharapkan tidak ada pegawai yang bermain-main atau santai pada jam-jam kerja. Kontrol akan berhasil bila memenuhi syarat-syarat berikut: personalia mengerti akan makna pengawasan/kontrol, personalia berpatisipasi dalam kontrol, kontrol bersifat fleksibel, kontrol mencakup umpan balik, ada kejujuran dalam melakukan kontrol. Contoh kontrol melekat dalam usaha menertibkan perkuliahan di perguruan tinggi, aturan- aturan yang harus dipatuhi sebagai alat kontrol: kulaih 16 kali, mahasiswa diharapkan hadir minimum 75%, mata kuliah 4 sks, tugas laporan bacaan dan makalah, nilai di potong apabila tugas telat.

Kesimpulan : dari kedua pembahasan di atas yaitu aspek personalia dan informasi  jika diterapkan dalam lembaga pendidikan sesuai dengan struktur yang ada, maka akan sangat mempengaruhi kemajuan dan perkembangan lembaga pendidikan tersebut. Bukan hanya dalam lembaga pendidikan namun dalam perusahaan sistem ini pun dapat digunakan. Dalam ha ini manajer memiliki peranan terpenting untuk mengelola, mengontrol, mengarahkan jalannya manajemen yang sedang digunakan.